Termine und Rückrufe
Anfragen bekommen einen Termin oder eine klare Zuständigkeit.
- Bereich
- KI und Kundenservice
- Passender Einstieg
- ‹Website und Anfrageprozess› Richtpreis CHF 6’900
- Zum Ausprobieren
- Demo Physiotherapie am Beispielplatz (fiktiv)
Was Termine und Rückrufe im Betrieb regeln
Das Telefon klingelt, während du beim Kunden bist, der Zettel mit der Rückrufnummer liegt im Auto, und am Abend ist unklar, wer schon zurückgerufen hat. Terminwünsche per Mail werden mit mehreren Nachrichten hin und her abgestimmt. Mit einem geordneten Ablauf bekommt jede Anfrage einen Termin oder eine Person, die sich kümmert, und der Kunde eine Bestätigung.
Rückrufwünsche erfassen
Rückrufwünsche aus Website, Mail oder Anrufbeantworter werden mit Name, Nummer, Anliegen und gewünschter Zeit erfasst und der passenden Person als Aufgabe zugewiesen. Du legst fest, wer für welche Anliegen zuständig ist.
Kalender koordinieren
Soweit dein Kalender eine Anbindung erlaubt, schlagen wir Termine aus den tatsächlich freien Zeiten vor oder lassen Kunden direkt buchen. Welche Zeiten freigegeben werden und wie viel Puffer dazwischen liegt, bestimmst du.
Bestätigungen und Erinnerungen
Kunden erhalten eine Bestätigung und vor dem Termin eine Erinnerung, dein Team sieht den Tag im Überblick. Die Texte und den Zeitpunkt der Erinnerung legen wir mit dir fest.
Beispielszenario (fiktiv)
Termine und Rückrufe im Alltag
Eine Physiotherapiepraxis mit drei Therapeutinnen hat das Telefon während der Behandlungen stumm und ruft in den Pausen zurück. Rückrufwünsche kommen jetzt als Aufgabe mit Anliegen und Wunschzeit bei der zuständigen Therapeutin an, und Patienten buchen Folgetermine über die freigegebenen Zeiten direkt. Am Vorabend geht eine Erinnerung raus, und die Praxis sieht, wer bestätigt hat.
Woran du merkst, dass es passt
- Passt, wenn Anrufe während der Arbeit nicht angenommen werden können.
- Passt, wenn Terminabstimmung per Mail mehrere Runden braucht.
- Passt, wenn Rückrufe vergessen werden, weil sie auf Zetteln stehen.
Was dazugehört und was nicht
Welche Kalender angebunden werden können, hängt von deren Schnittstellen ab; das prüfen wir vorher. Ob ein Termin stattfindet, wer ihn wahrnimmt und wie mit kurzfristigen Absagen umgegangen wird, bleibt in deiner Hand.
Einstieg
Dazu passt ein Einstieg mit Richtpreis.
Der Richtpreis gilt für den Umfang des Einstiegs. Ob Termine und Rückrufe darin Platz hat oder eine eigene Offerte braucht, halten wir vor dem Start schriftlich fest.
Website und Anfrageprozess
RichtpreisCHF 6’900
Für Teams, die Anfragen strukturiert erfassen und verlässlich nachfassen möchten.
- Webauftritt wie im Einstieg
- Strukturierte Anfrageerfassung
- Eine CRM-Pipeline mit Zuständigkeit und Erinnerung
- Einführung in den vereinbarten Ablauf
Lizenzen, Hosting und zusätzliche Leistungen werden separat ausgewiesen.
Ausprobieren kannst du es in der Demo ‹Physiotherapie am Beispielplatz (fiktiv)›, mit Beispieldaten und beiden Seiten des Ablaufs.
Zwei Fragen vor dem Start
Können Kunden einfach jeden freien Termin buchen?
Nur die Zeiten, die du freigibst, und nur für die Leistungen, die du dafür vorsiehst. Alles andere läuft als Rückrufwunsch an dein Team.
Was passiert mit Anrufen, die niemand annimmt?
Ein Anrufbeantworter mit klarer Ansage oder ein Telefonagent kann den Rückrufwunsch aufnehmen; daraus entsteht dieselbe Aufgabe wie aus einer Website-Anfrage. Welcher Weg zu dir passt, besprechen wir im Erstgespräch.
Das Erstgespräch kostet nichts.
Abbas und Shervin nehmen sich Zeit für deinen Ablauf, so wie er heute läuft.
Schreib direkt an abbas@ermeth.ch oder shervin@ermeth.ch, oder nutz das Formular.