Kundenportal für KMU: Funktionen, Vorteile und Einstieg.

Was ein Kundenportal ist.

Ein Kundenportal ist ein Bereich deiner Website oder eine eigene Webanwendung, den nur angemeldete Personen sehen. Jede Kundin und jeder Kunde sieht dort genau das, was für sie bestimmt ist: eigene Dokumente, eigene Aufträge, eigener Stand. Das unterscheidet ein Portal von einer Website, die für alle gleich aussieht, und von einem geteilten Ordner, bei dem kaum jemand überblickt, wer worauf zugreifen kann.

Ein Portal ersetzt weder deine Kundenverwaltung (CRM) noch deine Buchhaltung. Es zeigt Daten aus diesen Systemen an oder nimmt Angaben entgegen, die dorthin weitergehen.

Typische Anwendungsfälle.

Ein Beispiel, kein Kundenprojekt: Eine Hauswartungsfirma lässt Liegenschaftsverwaltungen im Portal die Rapporte und Rechnungen ihrer Objekte einsehen. Mehr dazu bei Portale und interne Apps. Neben Rapporten sind diese Aufgaben typisch:

• Dokumente: Rechnungen, Rapporte, Verträge oder Pläne zum Herunterladen, statt sie einzeln zu mailen.
• Bestellungen: Stammkunden bestellen mit ihrem Sortiment und ihren Preisen, wie in einem Bestellportal.
• Status: Die Kundschaft sieht, wo ihr Auftrag steht, ohne anzurufen.
• Freigaben: Entwürfe, Offerten oder Pläne werden im Portal freigegeben, mit Datum und Person.
• Unterlagen einreichen: Die Kundschaft lädt Belege, Fotos oder Formulare hoch, statt sie per Mail zu schicken.

Vorteile für Kundschaft und Team.

Ein Portal bringt nur etwas, wenn es gepflegt wird. Fehlen dort Dokumente oder sind sie veraltet, ruft die Kundschaft trotzdem an. Und wenn deine Kundschaft nur zweimal im Jahr etwas von dir braucht, ist ein Login eher eine Hürde als eine Hilfe. Dann genügt eine gut organisierte E-Mail. Passt der Fall, sieht der Nutzen so aus:

• Kundschaft: findet Dokumente selbst, auch abends, und sieht den Stand ohne Rückfrage.
• Team: Fragen nach dem Stand lassen sich mit einem Blick ins Portal beantworten, und Dokumente liegen an einer Stelle statt in vielen Mails.
• Betrieb: Wenn das Portal es protokolliert, ist nachvollziehbar, wer wann was freigegeben oder heruntergeladen hat.

Plugin, Standardsoftware oder eigene Anwendung?

Es gibt drei Wege zu einem Portal. Unsere Reihenfolge: Zuerst prüfen, ob deine vorhandene Software ein Portal mitbringt. Passt eine Standardsoftware zu deinem Ablauf, empfehlen wir sie. Eine eigene Anwendung lohnt sich dort, wo du dich sonst täglich der Software anpassen müsstest. Für die Wahl des Anbieters helfen die acht Fragen im Ratgeber Webagentur, Freelancer oder Baukasten?

Rollen, Zugriffe und Datenschutz.

Ein Portal steht und fällt mit den Rollen: Wer sieht was, und wer darf was ändern? Der Monteur sieht seine Einsätze, die Büroleitung alle Aufträge, die Kundin nur ihre Dokumente. Praktisch heisst das: eigene Benutzerkonten statt geteilter Passwörter, getrennte Zugriffsrechte je Kunde und vor dem Start ein Test, bei dem zwei Testkunden gegenseitig keine Daten und Dateien öffnen können.

Das revidierte Datenschutzgesetz gilt seit 1. September 2023, auch für KMU. Die Zusammenfassung ist keine Rechtsberatung; deine Pflichten im Einzelfall klärst du mit einer Fachperson. Für ein Portal sind diese Stellen wichtig:

• Datensicherheit: Verantwortliche und Auftragsbearbeiter gewährleisten durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen eine dem Risiko angemessene Datensicherheit (Art. 8 DSG).
• Zugriffskontrolle: Berechtigte Personen sollen nur auf die Personendaten zugreifen können, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Dazu kommen unter anderem die Wiederherstellung nach einem Zwischenfall und Software auf dem neusten Sicherheitsstand (Art. 3 DSV).
• Datenschutz durch Technik: Die Bearbeitung ist ab der Planung so auszugestalten, dass die Vorschriften eingehalten werden, und Voreinstellungen beschränken sie auf das nötige Mindestmass (Art. 7 DSG).
• Auftragsbearbeiter: Wer Hosting oder Betrieb an Dritte gibt, muss sich vergewissern, dass diese die Datensicherheit gewährleisten können (Art. 9 DSG).
• Ausland: Personendaten dürfen ins Ausland bekanntgegeben werden, wenn der Bundesrat festgestellt hat, dass der betreffende Staat einen angemessenen Schutz gewährleistet. Sonst braucht es andere Garantien, etwa Datenschutzklauseln im Vertrag (Art. 16 DSG). Frag deshalb, wo das Portal gehostet wird.
• Verletzungen: Eine Verletzung der Datensicherheit, die voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die betroffenen Personen führt, meldet der Verantwortliche so rasch als möglich dem EDÖB (Art. 24 DSG).

Klein starten und wissen, wovon die Kosten abhängen.

Ein Portal muss nicht am ersten Tag alles können. Ein Start mit einem Anwendungsfall zeigt, ob deine Kundschaft es nutzt, bevor du weiter investierst: nur Dokumente je Kunde, nur der Stand laufender Aufträge oder nur Bestellungen für Stammkunden.

Eine Preisspanne für Kundenportale nennen wir hier nicht, weil wir keine belastbare Quelle dafür haben. Was ein klar abgegrenzter erster Schritt kostet, lässt sich erst nach dem Gespräch beziffern. Die Kosten hängen vor allem von diesen Punkten ab:

• Rollen: wie viele es gibt und wie fein die Rechte abgestuft sind.
• Anbindungen: woher Dokumente und Daten kommen und ob es dafür Schnittstellen gibt. Mehr dazu bei Schnittstellen und Integration.
• Art der Daten: Gesundheitsdaten zum Beispiel zählen laut DSG zu den besonders schützenswerten Personendaten (Art. 5 DSG). Der nötige Schutz richtet sich unter anderem nach der Art der Daten (Art. 1 DSV).
• Betrieb: Hosting, Updates, Backups und Überwachung laufen jeden Monat weiter.

Was wir anbieten und wie das Erstgespräch läuft.

Ermeth ist eine Agentur von Abbas Kansou und Shervin Ramezani mit Kontaktadresse in Zürich. Kundenportale sind bei uns kein Einstieg mit Richtpreis. Ob ein Portal für deinen Betrieb der richtige Weg ist, klären wir im Erstgespräch. Einen Betrag nennen wir erst in einer Offerte, wenn Funktionen, Zugriffe und Anbindungen feststehen. Hosting, Zugänge und die Frage, welche Daten ins Portal gehören, bleiben bei dir. Wie sich ein Arbeitsplatz mit Kunden, Finanzen und Abläufen anfühlen kann, zeigt unsere Betriebsdemo mit fiktiven Daten. Sie ist ein Beispiel und kein Nachweis für die Sicherheit eines echten Portals.

Das Erstgespräch kostet nichts. Schreib uns an kontakt@ermeth.ch oder über das Kontaktformular, welche Fragen und Dokumente heute per Mail hin und her gehen. Abbas oder Shervin antwortet dir per E-Mail und schlägt einen Termin vor, wenn es passt. Im Gespräch klären wir, ob ein Portal der richtige Weg ist oder ob deine vorhandene Software das schon kann. Danach erhältst du eine Offerte mit Betrag, Umfang, deiner Mitwirkung und der Abnahme. Erst dann entscheidest du. Die Richtpreise für Websites findest du auf der Seite Angebot, uns beide auf der Seite Team.