E-Mail-Assistenten
Ein Posteingang, aus dem geordnete Aufgaben und gute Antworten entstehen.
- Bereich
- KI und Kundenservice
- Einstieg
- Eigene Offerte nach dem Erstgespräch
Was ein E-Mail-Assistent im Posteingang übernimmt
Im Posteingang eines Betriebs liegen Anfragen, Rechnungen, Lieferbestätigungen und Newsletter nebeneinander, und das Wichtige geht zwischen dem Rest unter. Abends ist unklar, wem noch geantwortet werden muss und welche Angaben für eine Offerte fehlen. Ein E-Mail-Assistent sortiert vor, zieht die Aufgaben heraus und legt dir Antwortentwürfe bereit, die du nur noch prüfst.
Sortieren und priorisieren
Wir legen mit dir fest, welche Arten von Mails bei dir ankommen und was zuerst bearbeitet werden muss, etwa Anfragen vor Lieferantenwerbung. Der Assistent ordnet eingehende Mails nach diesen Regeln und markiert, was eine Antwort braucht.
Aufgaben und Lücken erkennen
Aus einer Anfrage liest der Assistent heraus, was gewünscht wird und welche Angaben fehlen, zum Beispiel Adresse, Masse oder Termin. Du entscheidest, welche Angaben für deine Offerten zwingend sind.
Entwürfe und Nachfassen
Zu jeder offenen Mail entsteht ein Antwortentwurf in deinem Ton, dazu eine Aufgabe zum Nachfassen, wenn keine Rückmeldung kommt. Versendet wird nur, was du freigibst.
Beispielszenario (fiktiv)
E-Mail-Assistenten im Alltag
Eine Schreinerei bekommt Anfragen über das Kontaktformular, direkt per Mail und als Weiterleitung von Architekten, dazwischen Lieferantenrechnungen und Werbung. Der Assistent erkennt die Anfrage für eine Einbauküche, ordnet sie dem bestehenden Kunden zu und entwirft eine Antwort mit den Fragen, die für eine Offerte noch offen sind. Der Inhaber liest den Entwurf in der Pause, ändert einen Satz und schickt ihn ab.
Woran du merkst, dass es passt
- Passt, wenn der Posteingang die eigentliche Aufgabenliste des Betriebs ist.
- Passt, wenn Anfragen liegen bleiben, weil der Tag auf der Baustelle oder im Laden vergeht.
- Passt, wenn du Antworten gerne selbst verschickst, aber nicht jedes Mal von null anfangen willst.
Was dazugehört und was nicht
Der Assistent verschickt nichts ohne deine Freigabe und trifft keine Zusagen zu Preisen oder Terminen. Welches Postfach er liest, wie lange Daten gespeichert werden und welcher KI-Anbieter zum Einsatz kommt, legen wir gemeinsam fest; Lizenzen werden separat ausgewiesen.
Einstieg
Dafür erstellen wir eine eigene Offerte.
Auch ein einzelner bestehender Ablauf kann ein sinnvoller Einstieg sein. Du beschreibst ihn, wir sagen dir, was sich in einem ersten Schritt sauber lösen lässt.
Eigene Offerte
nach dem Erstgespräch
Das Erstgespräch ist kostenlos. In der Offerte steht vor dem Start:
- der Umfang
- deine Mitwirkung
- die Abnahme
- der Preis
Lizenzen, Hosting und zusätzliche Leistungen werden separat ausgewiesen.
Zwei Fragen vor dem Start
Funktioniert das mit unserem bestehenden Postfach?
Das prüfen wir im Erstgespräch anhand deines Anbieters. Dein Postfach bleibt, wo es ist; der Assistent arbeitet mit den Mails, die dort ankommen.
Liest die KI alle unsere Mails?
Nur die Postfächer und Ordner, die du freigibst. Private Postfächer, Lohnabrechnungen oder vertrauliche Mandate kannst du ausschliessen; wir dokumentieren, was verarbeitet wird.
Das Erstgespräch kostet nichts.
Abbas und Shervin nehmen sich Zeit für deinen Ablauf, so wie er heute läuft.
Schreib direkt an abbas@ermeth.ch oder shervin@ermeth.ch, oder nutz das Formular.