Buchhaltungsagenten
Belege erfassen, Angaben prüfen und deine Buchhaltung gezielt vorbereiten.
- Bereich
- Prozesse und Daten
- Einstieg
- Pilotprojekt, ohne Richtpreis
- Zum Ausprobieren
- Demo Malergeschäft Tannenberg (fiktiv)
Was ein Buchhaltungsagent im Pilot vorbereitet
Belege kommen als Papier, als PDF im Postfach und als Foto vom Handy, und am Monatsende sucht jemand zu jeder Zahlung die passende Rechnung. Fehlt ein Beleg, fällt das oft erst beim Abschluss oder bei der MWST-Abrechnung auf. Ein Buchhaltungsagent liest die Belege aus, ordnet sie zu und legt der Buchhaltung geprüfte Vorschläge vor, statt dass sie alles von Hand erfasst.
Belege auslesen und zuordnen
Der Agent liest Lieferant, Betrag, Datum, MWST und Referenz aus Rechnungen und QR-Rechnungen und ordnet sie der passenden Zahlung oder dem Auftrag zu. Du legst fest, aus welchen Quellen Belege kommen und wer sie im Betrieb sammelt.
Dubletten und Lücken erkennen
Doppelt eingereichte Belege, fehlende Rechnungen zu Zahlungen und unvollständige Angaben werden markiert statt stillschweigend verbucht. Dein Betrieb klärt die offenen Fälle, der Agent hält sie sichtbar.
Buchungsvorschläge vorbereiten
Zu jedem zugeordneten Beleg entsteht ein Buchungsvorschlag mit Konto und MWST-Code, für bexio oder für deine Buchhalterin oder deinen Treuhänder. Gebucht wird erst nach Prüfung durch die Fachperson.
Beispielszenario (fiktiv)
Buchhaltungsagenten im Alltag
Ein Installationsbetrieb mit zwei Monteuren und einer Büroleiterin sammelt Belege in einer Mappe und fotografiert Tankquittungen mit dem Handy. Im Pilot liest der Agent die Belege eines Monats aus, findet zu den Zahlungen auf dem Bankauszug die passenden Rechnungen und listet die Zahlungen ohne Beleg auf. Die Büroleiterin klärt diese Fälle mit den Monteuren und gibt die Buchungsvorschläge dem Treuhänder zur Prüfung.
Woran du merkst, dass es passt
- Passt, wenn das Zuordnen von Belegen zu Zahlungen am Monatsende immer wieder liegen bleibt.
- Passt, wenn fehlende Belege erst beim Abschluss oder bei der MWST-Abrechnung auffallen.
- Passt, wenn du bexio oder einen Treuhänder hast und die Vorarbeit sauberer anliefern willst.
Was dazugehört und was nicht
Buchhaltungsagenten sind ein begrenzter Pilot: Wir definieren gemeinsam den Umfang, die Belegquellen und die Abnahme, und es gibt dafür keinen Richtpreis. Fachliche Entscheidungen zu Konten, MWST und Abschluss bleiben bei der zuständigen Person oder dem Treuhänder; der Agent bereitet vor und bucht nichts eigenständig.
Pilotprojekt
Das starten wir als Pilotprojekt.
Diese Leistung hängt von deinen Systemen, Daten und Freigaben ab. Darum startet sie als begrenztes Pilotprojekt mit eigener Offerte. Vorher zeigen wir dir, was funktioniert und was erst erprobt wird.
Pilotprojekt
ohne Richtpreis
Vor dem Start halten wir schriftlich fest:
- den Umfang des Pilots
- wie wir ihn gemeinsam abnehmen
- wer in deinem Betrieb zuständig ist
- was er kostet, in einer eigenen Offerte
Fachliche Entscheidungen bleiben bei der zuständigen Person in deinem Betrieb.
Ausprobieren kannst du es in der Demo ‹Malergeschäft Tannenberg (fiktiv)›, mit Beispieldaten und beiden Seiten des Ablaufs.
Zwei Fragen vor dem Start
Ersetzt das unseren Treuhänder?
Nein. Der Agent bereitet Belege und Buchungsvorschläge vor; geprüft, gebucht und verantwortet wird weiterhin durch deine Buchhaltung oder den Treuhänder. Der Treuhänder erhält damit vollständigere Unterlagen.
Warum gibt es dafür keinen Richtpreis?
Weil Umfang, Belegquellen und Buchhaltungssystem bei jedem Betrieb anders sind und wir den Agenten in einem begrenzten Pilot erproben. Was der Pilot umfasst, wie wir ihn abnehmen und was er kostet, legen wir vorher schriftlich fest.
Das Erstgespräch kostet nichts.
Abbas und Shervin nehmen sich Zeit für deinen Ablauf, so wie er heute läuft.
Schreib direkt an abbas@ermeth.ch oder shervin@ermeth.ch, oder nutz das Formular.