Zahlungsabgleich
Zahlungen, Rechnungen und Differenzen an einem Ort verstehen.
- Bereich
- Prozesse und Daten
- Einstieg
- Eigene Offerte nach dem Erstgespräch
- Zum Ausprobieren
- Demo Malergeschäft Tannenberg (fiktiv)
Was der Zahlungsabgleich im Alltag sichtbar macht
Auf dem Bankauszug steht eine Gutschrift, aber zu welcher Rechnung sie gehört, muss jemand suchen: Der Kunde hat gerundet, mehrere Rechnungen zusammen bezahlt oder die Referenz weggelassen. Bei Zahlungsanbietern kommt das Geld als Sammelauszahlung abzüglich Gebühren. Der Zahlungsabgleich legt Rechnungen und Zahlungen nebeneinander und zeigt dir, was zusammenpasst und was offen bleibt.
Bank und Rechnungen vergleichen
Wir lesen Bankbewegungen ein und vergleichen sie mit offenen Rechnungen über Referenz, Betrag, Datum und Kunde. Du stellst die Kontoauszüge und die Rechnungsdaten bereit, zum Beispiel aus bexio.
Zahlungsanbieter anbinden
Sammelauszahlungen von Karten- oder Onlinezahlungen zerlegen wir, soweit die Schnittstelle des Anbieters das zulässt, in die einzelnen Transaktionen samt Gebühren. Welche Anbieter du nutzt und welche Auswertungen sie liefern, klären wir vorher.
Abweichungen sichtbar machen
Teilzahlungen, Überzahlungen, Gebührenabzüge und Zahlungen ohne Rechnung erscheinen in einer Liste, die dein Team abarbeitet. Was wie ausgebucht oder gemahnt wird, entscheidet deine Buchhaltung.
Beispielszenario (fiktiv)
Zahlungsabgleich im Alltag
Ein Kleidergeschäft mit Laden und Onlineshop erhält Zahlungen per Karte, Rechnung und Barkasse, und der Kartenanbieter überweist wöchentlich eine Summe abzüglich Gebühren. Der Abgleich ordnet die Wochenauszahlung den einzelnen Verkäufen zu und weist die Gebühren aus; Rechnungen, die mit Referenz bezahlt wurden, gleicht er direkt ab. Übrig bleiben die Fälle, bei denen ein Kunde den Betrag gerundet hat, und die bekommt die Inhaberin als kurze Liste.
Woran du merkst, dass es passt
- Passt, wenn das Abstimmen von Bankauszug und Debitoren jeden Monat Zeit kostet.
- Passt, wenn Zahlungsanbieter Sammelauszahlungen überweisen, die niemand sauber zerlegt.
- Passt, wenn Mahnungen rausgehen, obwohl der Kunde längst bezahlt hat.
Was dazugehört und was nicht
Der Abgleich zeigt Zuordnungen und Differenzen; ausgebucht, gemahnt oder nachbelastet wird durch deine Buchhaltung. Welche Anbieter angebunden werden können, hängt von deren Schnittstellen ab, und Bankzugänge bleiben in deiner Hand.
Einstieg
Dafür erstellen wir eine eigene Offerte.
Auch ein einzelner bestehender Ablauf kann ein sinnvoller Einstieg sein. Du beschreibst ihn, wir sagen dir, was sich in einem ersten Schritt sauber lösen lässt.
Eigene Offerte
nach dem Erstgespräch
Das Erstgespräch ist kostenlos. In der Offerte steht vor dem Start:
- der Umfang
- deine Mitwirkung
- die Abnahme
- der Preis
Lizenzen, Hosting und zusätzliche Leistungen werden separat ausgewiesen.
Ausprobieren kannst du es in der Demo ‹Malergeschäft Tannenberg (fiktiv)›, mit Beispieldaten und beiden Seiten des Ablaufs.
Zwei Fragen vor dem Start
Braucht ihr Zugriff auf unser Bankkonto?
Nein, nicht auf das Konto selbst. Wir arbeiten mit Kontoauszügen, die du exportierst oder die deine Bank als Datei bereitstellt. Zahlungen auslösen können wir damit nicht.
Funktioniert das auch ohne QR-Rechnung?
Ja, dann vergleichen wir über Betrag, Datum, Kunde und Verwendungszweck. Mit QR-Rechnung und Referenznummer ist die Zuordnung eindeutiger, deshalb empfehlen wir sie dort, wo du Rechnungen stellst.
Das Erstgespräch kostet nichts.
Abbas und Shervin nehmen sich Zeit für deinen Ablauf, so wie er heute läuft.
Schreib direkt an abbas@ermeth.ch oder shervin@ermeth.ch, oder nutz das Formular.