Aufträge und Rechnungen
Aus Kundendaten werden passende Geschäftsdokumente.
- Bereich
- Prozesse und Daten
- Passender Einstieg
- ‹Website und automatisierte Bearbeitung› Richtpreis CHF 9’900
- Zum Ausprobieren
- Demo Schreinerei Ahornrain (fiktiv)
Wie aus Aufträgen Lieferscheine und Rechnungen werden
Dieselben Kundendaten und Positionen werden in vielen Betrieben mehrfach getippt: in die Offerte, in den Lieferschein, in die Rechnung. Jedes Abtippen kostet Zeit und ist eine Gelegenheit für einen Fehler, der dann beim Kunden auffällt. Wir verbinden die Schritte so, dass aus der bestätigten Offerte der Auftrag entsteht und aus dem Auftrag Lieferschein und Rechnungsentwurf.
Offerten, Aufträge, Rechnungen
Wir richten den Ablauf von der Offerte über den Auftrag zur Rechnung ein, zum Beispiel in bexio oder in dem System, das du bereits nutzt. Du legst deine Vorlagen, Zahlungsfristen und Textbausteine fest.
Daten und Positionen übernehmen
Kundendaten, Positionen, Rabatte und MWST wandern vom einen Dokument ins nächste, ohne dass jemand sie neu eingibt. Dein Betrieb pflegt Artikel und Kundenstamm, damit die Übernahme stimmt.
Lieferscheine und Abläufe verbinden
Lieferschein, Rapport und Rechnung hängen am gleichen Auftrag, sodass die Rechnung erst entsteht, wenn geliefert oder geleistet ist. Welche Dokumente du brauchst und wer sie freigibt, bestimmst du.
Beispielszenario (fiktiv)
Aufträge und Rechnungen im Alltag
Ein Metallbaubetrieb schreibt Offerten in einem Textprogramm, Lieferscheine von Hand und Rechnungen in bexio. Nach der Umstellung bestätigt der Kunde die Offerte, daraus wird der Auftrag mit allen Positionen, der Monteur druckt den Lieferschein aus demselben Auftrag, und nach der Montage liegt der Rechnungsentwurf mit QR-Rechnung zur Freigabe bereit. Die Büromitarbeiterin prüft Positionen und Mengen und verschickt.
Woran du merkst, dass es passt
- Passt, wenn Offerte, Lieferschein und Rechnung heute in verschiedenen Programmen oder auf Papier entstehen.
- Passt, wenn Rechnungen liegen bleiben, weil die Angaben vom Auftrag erst zusammengesucht werden müssen.
- Passt, wenn du bexio nutzt oder einführen willst und mehr daraus machen möchtest.
Was dazugehört und was nicht
Wir richten den Ablauf ein und verbinden die Dokumente; die bexio-Lizenz, deine Vorlagen und die Freigabe jeder Rechnung bleiben bei dir. Mahnwesen und Buchhaltung gehören nicht automatisch dazu und werden bei Bedarf separat vereinbart.
Einstieg
Dazu passt ein Einstieg mit Richtpreis.
Der Richtpreis gilt für den Umfang des Einstiegs. Ob Aufträge und Rechnungen darin Platz hat oder eine eigene Offerte braucht, halten wir vor dem Start schriftlich fest.
Website und automatisierte Bearbeitung
RichtpreisCHF 9’900
Für wiederkehrende Schritte zwischen Website, Kundenverwaltung und weiteren Anwendungen.
- Bis acht Kernseiten, eine Sprache
- Bis drei Standardsysteme und drei Workflows
- Fehlerbenachrichtigung und manueller Ersatzweg
- Dokumentation und gemeinsame Funktionsprüfung
Lizenzen, Hosting und zusätzliche Leistungen werden separat ausgewiesen.
Ausprobieren kannst du es in der Demo ‹Schreinerei Ahornrain (fiktiv)›, mit Beispieldaten und beiden Seiten des Ablaufs.
Zwei Fragen vor dem Start
Müssen wir dafür auf bexio wechseln?
Nein. bexio ist eine häufige Grundlage, aber wir schauen zuerst, was du bereits nutzt und welche Schnittstellen es dafür gibt.
Was passiert, wenn sich der Auftrag nach der Offerte ändert?
Änderungen werden im Auftrag nachgeführt, und Lieferschein und Rechnung entstehen aus dem aktuellen Stand. Regieleistungen oder Nachträge erfasst dein Team als zusätzliche Positionen, bevor die Rechnung freigegeben wird.
Das Erstgespräch kostet nichts.
Abbas und Shervin nehmen sich Zeit für deinen Ablauf, so wie er heute läuft.
Schreib direkt an abbas@ermeth.ch oder shervin@ermeth.ch, oder nutz das Formular.