Prozesse automatisieren im KMU: Beispiele, die sich lohnen.

Welche Abläufe sich eignen.

Nicht jeder Ablauf eignet sich. Was selten vorkommt, jedes Mal anders läuft oder bei einem unbemerkten Fehler teuer wird, bleibt besser bei Menschen. Und ein Ablauf, der heute unklar ist, wird durch Automatisierung nicht klarer. Schreib ihn deshalb zuerst auf, so wie er wirklich läuft.

Eine sinnvolle Grenze: Automatisch entstehen Entwürfe, Zuordnungen und Erinnerungen. Was Geld, Zusagen oder Buchhaltungsentscheide betrifft, gibt eine zuständige Person frei.

Geeignet ist ein Ablauf, wenn er vier Bedingungen erfüllt:

• Er kommt regelmässig vor, jede Woche oder jeden Tag.
• Er folgt Regeln, die sich aufschreiben lassen.
• Die Daten liegen schon digital vor, etwa im Formular, im Postfach oder in der Buchhaltung.
• Die beteiligten Programme haben eine Schnittstelle oder zumindest einen Export.

Von der Anfrage bis zur Rechnung.

Ein naheliegender Kandidat ist die Kette, in der dieselben Kundendaten mehrfach getippt werden: in die Kundenverwaltung (CRM), in die Offerte, in den Lieferschein und in die Rechnung.

Beispiel (fiktiv): Ein Metallbaubetrieb schreibt Offerten in einem Textprogramm, Lieferscheine von Hand und Rechnungen in bexio. Nach der Verbindung entsteht aus der bestätigten Offerte der Auftrag, der Monteur druckt den Lieferschein aus demselben Auftrag, und nach der Montage liegt der Rechnungsentwurf zur Freigabe bereit. Mehr dazu unter Aufträge und Rechnungen, Offertenassistenten und im Ratgeber bexio-Schnittstellen. Ein Offertenassistent kalkuliert nicht selbständig. Er verwendet nur Preise, die du freigegeben hast, und verschickt nichts ohne deine Prüfung.

Die Bausteine einer solchen Kette:

• Eine Anfrage über das Website-Formular wird als Kontakt im CRM angelegt, mit zuständiger Person und Erinnerung.
• Fehlende Angaben für die Offerte, etwa Masse, Zugang oder Wunschtermin, fragt ein strukturiertes Formular nach.
• Aus der bestätigten Offerte entsteht der Auftrag mit allen Positionen.
• Lieferschein und Rechnung entstehen aus demselben Auftrag, die Rechnung als Entwurf zur Freigabe.

Einkauf, Nachbestellung, Reklamation.

Einkauf: Sinkt ein Bestand unter einen festgelegten Mindestwert, entsteht ein Bestellvorschlag mit Lieferant, Menge und Lieferfrist. Bestellt wird erst nach Freigabe. Die Warnungen sind nur so gut wie die Bestandsdaten, darum gehört die Erfassung des Verbrauchs, etwa im Rapport, zum Projekt. Siehe Einkauf und Bestandswarnungen.

Nachbestellung: Stammkunden bestellen oft in einem Rhythmus, den niemand aufgeschrieben hat. Ein Ablauf erkennt diesen Rhythmus aus den Bestelldaten und markiert Kunden, die länger als sonst nichts bestellt haben. Ob angerufen oder geschrieben wird, entscheidet dein Verkauf. Siehe Nachbestellassistenten.

Reklamation: Eine Meldung wird der Bestellung und dem Kunden zugeordnet, fehlende Angaben und Fotos werden strukturiert angefordert, und die zuständige Person erhält einen Vorschlag für Ersatz, Gutschrift oder Reparatur zur Freigabe. Ob Kulanz gewährt wird, entscheidet dein Betrieb. Siehe Reklamationen und Retouren.

Zapier, Make, n8n oder eigene Schnittstelle?

Für viele Verbindungen braucht es keine eigene Software. Zapier, Make und n8n verbinden Programme über deren Schnittstellen, rechnen aber unterschiedlich ab. Ein Ablauf mit einem Auslöser und vier Aktionen verbraucht bei Zapier bis zu vier Tasks pro Durchlauf, denn der Auslöser zählt nicht. Bei n8n ist derselbe Durchlauf eine Execution.

Selbst betreiben lässt sich n8n auch. Die Community Edition kostet keine Lizenzgebühr, hat laut Dokumentation aber Einschränkungen, etwa beim Teilen von Abläufen und Zugangsdaten. Server, Updates, Sicherung und Überwachung liegen dann bei dir oder bei jemandem, den du dafür bezahlst.

Eine eigene Schnittstelle lohnt sich, wenn die Logik verzweigt ist, wenn Daten geprüft werden müssen, bevor sie weiterfliessen, oder wenn die Kosten pro Durchlauf bei grossen Mengen ins Gewicht fallen. Oft ist die Antwort eine Mischung. Wir prüfen zuerst, was deine bestehenden Programme anbieten, siehe Schnittstellen und Integration.

Fehlerfälle und der manuelle Ersatzweg.

Heikel ist ein automatischer Ablauf, der still ausfällt: Niemand merkt es, bis etwas fehlt. Darum gehört zu jedem Ablauf die Frage, was passiert, wenn ein Schritt nicht klappt.

Für jeden Fehlerfall legst du fest, wer eine Benachrichtigung erhält und wie es von Hand weitergeht. Dieser manuelle Ersatzweg wird aufgeschrieben, bevor der Ablauf live geht, und nach dem Start braucht es eine Person, die Meldungen liest und reagiert. Im Einstieg «Website und automatisierte Bearbeitung» prüfen wir jeden vereinbarten Ablauf mit einem normalen Fall, einem doppelt eintreffenden Ereignis sowie einem Ausfall und Wiederanlauf.

Typische Fehlerfälle, für die es einen Ersatzweg braucht:

• Ein Programm ist nicht erreichbar, oder ein Zugang ist abgelaufen.
• Ein Ereignis trifft doppelt ein, etwa weil ein Formular zweimal gesendet wird.
• Ein Datensatz passt nicht, zum Beispiel eine Adresse ohne Postleitzahl.
• Ein Anbieter ändert seine Schnittstelle.

Aufwand und Nutzen abschätzen.

Bevor du automatisierst, schreibst du je Kandidat vier Zahlen auf: wie oft der Ablauf vorkommt, wie viele Minuten er von Hand dauert, wie oft heute Fehler passieren und was ein Fehler kostet, etwa eine falsche Rechnungsadresse oder eine vergessene Nachbestellung.

Rechenbeispiel mit Annahmen, keine Marktzahlen: Angenommen, du hast 40 Aufträge pro Monat, und für jeden werden Kundendaten an drei Stellen von Hand übertragen, je fünf Minuten. Das ergibt 600 Minuten, also zehn Stunden pro Monat. Setze deine eigenen Werte ein.

Dem stehen die einmalige Einrichtung, laufende Kosten für Werkzeug oder Hosting und die Pflege gegenüber, wenn sich Programme ändern. Ein Ablauf, der einmal im Monat zehn Minuten dauert, bleibt besser Handarbeit. Ob ein automatisierter Ablauf nach dem Start trägt, zeigt eine Übersicht, siehe KPI-Dashboard für KMU.

Mit einem Ablauf beginnen.

Beginne mit einem einzigen Ablauf, der oft vorkommt und dessen Fehler du heute schon kennst. Läuft er zuverlässig, kommt der nächste dazu.

Unser Einstieg «Website und automatisierte Bearbeitung» hat einen Richtpreis von CHF 9’900. Er umfasst bis acht Kernseiten in einer Sprache, bis drei Standardsysteme und drei Abläufe, Fehlerbenachrichtigung und manuellen Ersatzweg sowie Dokumentation und gemeinsame Funktionsprüfung. Auslöser, gewünschte Ergebnisse, nötige Freigaben und den Ersatzweg bestimmst du mit uns.

Der Einstieg passt, wenn auch die Website neu entsteht. Geht es nur um einen bestehenden Ablauf, ist auch das ein sinnvoller Einstieg, dann mit eigener Offerte. Der Richtpreis dient der Orientierung. Verbindlich sind Umfang, Termine, Preis und allfällige MWST in der Offerte. Lizenzen und Hosting werden separat ausgewiesen. Details stehen unter Angebot.

Das Erstgespräch kostet nichts. Schreib an kontakt@ermeth.ch oder nutze das Kontaktformular und beschreib den Ablauf, der bei dir hängt. Abbas oder Shervin antwortet dir per E-Mail und schlägt einen Termin vor, wenn es passt.