KPI-Dashboard für KMU: Kennzahlen, die wirklich zählen.

Was ein KPI-Dashboard ist.

KPI steht für Key Performance Indicator, auf Deutsch Schlüsselkennzahl. Ein Dashboard führt solche Kennzahlen aus mehreren Quellen zusammen und zeigt sie so, dass du sie ohne Nachrechnen verstehst. Der Unterschied zum Bericht: Ein Bericht erklärt einen abgeschlossenen Zeitraum, ein Dashboard zeigt den aktuellen Stand und was Aufmerksamkeit braucht.

Eine Kennzahl gehört nur dann aufs Dashboard, wenn sie eine Frage beantwortet, die du dir regelmässig stellst, und wenn du bei einer Abweichung etwas tun würdest. Jede Kennzahl braucht deshalb fünf Angaben:

• Definition: was genau gezählt wird, zum Beispiel «Rechnungen, deren Zahlungsfrist abgelaufen ist».
• Quelle: aus welchem System die Zahl stammt.
• Rhythmus: wie oft sie aktualisiert wird.
• Zuständigkeit: wer reagiert, wenn sie aus dem Rahmen fällt.
• Schwelle: ab welchem Wert jemand handelt.

Fünf bis sieben Kennzahlen für KMU.

Eine Seite mit 20 Zahlen wirkt gründlich, hilft in der Montagssitzung aber selten weiter. Was im Alltag fehlt, kommt später dazu.

Achte bei jeder Kennzahl auf die Definition. Eine Abschlussquote kann gewonnene Offerten im Verhältnis zu versendeten Offerten meinen oder gewonnenen Betrag im Verhältnis zu offeriertem Betrag. Beides ist richtig, aber nicht vergleichbar. Halte die Definition schriftlich fest und zeige sie im Dashboard neben der Zahl.

Die folgenden Kennzahlen beantworten Fragen aus drei Bereichen: Verkauf, Arbeit und Geld. Wähle die aus, die zu deinen Entscheidungen passen, und lass den Rest weg.

Beispiele nach Branche (Dienstleistung, Handel, Handwerk).

Die folgenden Beispiele sind Muster, keine Auswertungen echter Betriebe. Sie zeigen, wie sich die Auswahl je nach Geschäftsmodell verschiebt.

Dienstleistung, etwa ein Ingenieur- oder Beratungsbüro: Hier ist Zeit die knappe Grösse. Sinnvoll sind verrechenbare Stunden im Verhältnis zu den verfügbaren Stunden, unverrechnete Leistungen pro Projekt, offene Offerten, überfällige Rechnungen und der Auftragsbestand in Stunden. Die Geschäftsleitung sieht vor der Sitzung, welche Projekte ihr Budget überschreiten.

Handel, etwa ein Geschäft mit Laden und Onlineshop: Hier zählen Bestellungen und Bestand. Sinnvoll sind Umsatz pro Woche nach Kanal, Bruttomarge nach Warengruppe, Artikel unter dem Mindestbestand, die Retourenquote und offene Zahlungen von Geschäftskunden. Wer mit Zahlungsanbietern arbeitet, behält zusätzlich die Gebühren pro Monat im Blick, weil Auszahlungen netto eintreffen.

Handwerk, etwa ein Malergeschäft oder ein Installationsbetrieb: Hier entscheidet der Weg von der Anfrage zum Auftrag. Sinnvoll sind neue Anfragen pro Woche, die Zeit bis zur Offerte, offene Offerten mit Nachfassdatum, der Auftragsbestand in Wochen und Rapporte, die noch nicht verrechnet sind. Wie Zahlen aus der Buchhaltung aussehen können, zeigt unsere Buchhaltungs-Demo mit einem fiktiven Malergeschäft: offene Posten, MWST-Quartal und eine Liquiditätsvorschau über 13 Wochen, alles mit erfundenen Daten.

Datenquellen: bexio, CRM, Shop, Excel.

Ein Dashboard ist so aktuell und richtig wie die Daten in den Quellsystemen. Kläre deshalb vor jeder Diskussion über Diagramme, woher jede Zahl kommt. Welche Quellen sich anbinden lassen, hängt von ihren Schnittstellen ab. Das klären wir vor der Offerte, nicht danach. Mehr dazu unter Schnittstellen und Integration.

Typische Quellen sind:

• bexio: Die bexio-API umfasst laut Dokumentation unter anderem Offerten, Aufträge, Rechnungen, Zahlungen und Mahnungen, aus der Buchhaltung Konten, Berichte und MWST-Perioden sowie Projekte und Zeiterfassung. Offene Posten und überfällige Rechnungen lassen sich so automatisch abfragen. Mehr dazu im Ratgeber bexio verbinden.
• CRM: Anfragen, Verkaufschancen und Phasen. Die Zahlen sind nur so gut wie die Pflege. Steht eine Chance seit Monaten auf «Offerte versendet», verfälscht sie die Abschlussquote.
• Onlineshop: Bestellungen, Umsätze nach Kanal und Retouren. Prüfe, ob der Shop Beträge mit oder ohne MWST liefert, und rechne überall gleich.
• Excel: als Quelle tauglich, wenn die Tabelle wie eine Datenbank aufgebaut ist, also eine Zeile pro Fall, feste Spaltennamen, keine zusammengeführten Zellen und keine Summenzeilen mitten in den Daten.

Excel, Power BI, Looker Studio oder eigene Anwendung?

Das Werkzeug ist die kleinere Entscheidung. Wichtiger ist, ob die Daten automatisch fliessen, denn alle Werkzeuge zeigen nur, was ankommt. Ob es für deine Quellen einen fertigen Anschluss gibt, prüfen wir vor der Offerte. Eine eigene Anwendung lohnt sich, wenn Rollen und Zugriffe wichtiger werden als Diagramme, etwa wenn Kunden in einem Kundenportal den Stand ihrer Projekte sehen sollen. Mehr dazu unter Portale und interne Apps.

Bei Power BI erstellst du mit dem kostenlosen Konto Berichte. Pro ist laut Microsoft dafür gedacht, für dich freigegebene Berichte zu öffnen und eigene zu veröffentlichen. Google hat Looker Studio in Data Studio umbenannt. Die Grundversion bleibt laut Google ohne Kosten, die Pro-Lizenzen werden monatlich abgerechnet, ob sie genutzt werden oder nicht. Die Lizenzen im Überblick:

Rollen, Aktualisierung, Datenqualität.

Nicht alle brauchen alles. Die Geschäftsleitung sieht den Gesamtstand, Teamleitende ihren Bereich, die Buchhaltung die offenen Posten. Wer was sieht, legst du fest, bevor das Dashboard in Betrieb geht.

Der Rhythmus folgt der Entscheidung: überfällige Rechnungen und Liquidität täglich, die Verkaufspipeline wöchentlich vor der Sitzung, Margen nach dem Monatsabschluss. Zeig bei jeder Zahl, wann die Daten zuletzt aktualisiert wurden. Eine Zahl ohne Stand verleitet dazu, auf veraltete Werte zu reagieren.

Datenqualität ist eine Daueraufgabe der Quellsysteme, nicht des Dashboards. Diese Regeln helfen:

• Jede Kennzahl hat eine Person, die bei unplausiblen Werten nachsieht.
• Doppelte Kontakte und Artikel werden in der Quelle bereinigt, nicht im Dashboard weggefiltert.
• Pflichtfelder im CRM sind auf das Nötige beschränkt, damit sie wirklich ausgefüllt werden.
• Fällt eine Datenquelle aus, zeigt das Dashboard einen Hinweis statt einer stillen Null.

Was Ermeth für dein Dashboard macht.

Wir wählen mit dir die Quellen und die wenigen Kennzahlen aus, die für deine Entscheidungen zählen, verbinden sie und gestalten Ansichten für Geschäftsleitung und Team, lesbar am Bildschirm und auf dem Handy. Für ein Dashboard gibt es keinen Einstieg mit Richtpreis. Nach dem Erstgespräch erhältst du eine eigene Offerte mit Umfang, deiner Mitwirkung, der Abnahme und dem Preis. Lizenzen für Werkzeuge weisen wir separat aus.

Neue Kennzahlen oder Quellen richten wir später gemeinsam ein oder im Rahmen der Betreuung mit Richtpreis CHF 490 pro Monat, siehe Angebot und Richtpreise. Mehr dazu unter Dashboards und Reporting. Das Erstgespräch kostet nichts: Beschreib uns, welche Fragen du dir jeden Montag stellst.