bexio verbinden: Schnittstellen zu Shop, CRM, Zahlungen und Website.

Was die bexio-API abdeckt.

Laut der offiziellen Dokumentation gliedert sich die bexio-API in Bereiche für Kontakte, Verkauf (Offerten, Aufträge, Lieferungen, Rechnungen, Zahlungen und Mahnungen), Einkauf, Buchhaltung, Banking, Artikel und Lager, Projekte und Zeiterfassung, Dateien sowie Lohn. Eine Integration meldet sich über OAuth 2.0 mit OpenID Connect an oder nutzt ein persönliches Zugangstoken (Personal Access Token).

Für die Planung sind zwei Punkte wichtig. Die API arbeitet mit Berechtigungen je Bereich, und wer ein Schreibrecht anfragt, erhält das Leserecht automatisch dazu. Gib einer Integration deshalb nur frei, was sie braucht. Ausserdem begrenzt bexio die Zahl der Anfragen und meldet die Grenzen in eigenen RateLimit-Headern. Eine Integration, die viele Datensätze überträgt, muss damit umgehen können. Bankkonten lassen sich über die API abrufen, ein Endpunkt zum Anlegen ist in der Dokumentation nicht aufgeführt.

Onlineshop und CRM mit bexio verbinden.

Beim Onlineshop ist die erste Frage, was in bexio entstehen soll: ein Auftrag, den dein Team noch bearbeitet, oder direkt eine Rechnung. Wer liefert oder montiert, braucht meist den Auftrag als Zwischenschritt, damit Lieferschein und Rechnung aus demselben Vorgang entstehen. Wurde im Shop bereits bezahlt, gehört die Zahlung zur Rechnung in bexio, sonst steht die Bestellung als offener Posten in der Liste.

Im bexio Marketplace sind Connector-Apps für verbreitete Shopsysteme aufgeführt. Laut Beschreibung synchronisiert der «Shopify Connector by Helvy» Bestellungen, Kunden und Produkte mit bexio, der «WooCommerce Connector by Helvy» Bestellungen und Kunden. Lege für jede Datenart ein führendes System fest, sonst überschreiben sich Shop und bexio gegenseitig. Mehr dazu unter Onlineshops und Bestellportale.

Beim CRM ist die Aufteilung meist klar: Im CRM laufen Anfragen und Verkaufschancen, in bexio Offerten, Rechnungen und Buchhaltung. Ist eine Chance gewonnen, entsteht der Kontakt in bexio mit denselben Angaben, statt dass ihn jemand abtippt. Für HubSpot ist im bexio Marketplace ein «Hubspot Connector» aufgeführt, der laut Beschreibung Daten zwischen bexio und HubSpot synchronisiert. Auch die Website gehört in diese Kette: Eine Anfrage über das Formular kommt zuerst im CRM an und erst mit dem Auftrag in bexio. Wie du ein CRM aufsetzt, steht im Ratgeber CRM einführen im KMU.

Zahlungen und Bankabgleich.

Für Zahlungseingänge bietet bexio eine eigene Bankanbindung. Laut bexio lassen sich ein oder mehrere Bankkonten verbinden, und Zahlungseingänge werden automatisch mit offenen Rechnungen abgeglichen und als «bezahlt» markiert. Zahlungsaufträge aus Lieferantenrechnungen gehen nach deiner Freigabe an dein E-Banking. Prüfe deshalb zuerst, ob die Einrichtung in bexio genügt, bevor du eine Schnittstelle planst.

Aufwendiger wird es bei Zahlungsanbietern. Karten- und Onlinezahlungen kommen oft als Sammelauszahlung abzüglich Gebühren aufs Konto, und der Betrag passt zu keiner einzelnen Rechnung. Hier hilft ein Abgleich, der die Auszahlung in Einzeltransaktionen zerlegt, soweit die Schnittstelle des Anbieters das zulässt, und die Gebühren getrennt ausweist. Über die bexio-API lassen sich danach Zahlungen zu den passenden Rechnungen erfassen.

Eindeutiger wird die Zuordnung mit QR-Rechnung und Referenznummer. Wie wir Abgleiche aufbauen, steht unter Zahlungsabgleich. Wie sich ein Bankabgleich anfühlen kann, zeigt unsere Buchhaltungs-Demo mit einem fiktiven Malergeschäft und erfundenen Daten. Sie ist an keine Buchhaltung angeschlossen, also auch nicht an bexio.

Marktplatz-App oder eigene Integration?

Der bexio Marketplace führt Apps verschiedener Anbieter, darunter Connector-Apps, Finanz- und Buchhaltungs-Apps sowie Analyse- und Reporting-Apps. bexio beschränkt den API-Zugriff nach eigener Aussage nicht: Jeder kann eine Integration entwickeln, angebunden über die bexio-API und eine Anmeldung mit OpenID Connect.

Eine App ist der naheliegende Start, wenn ihr Ablauf zu deinem passt. Eine eigene Integration lohnt sich, wenn deine Regeln abweichen: Geschäftskunden mit eigenen Preisen, ein Auftrag, der erst nach einer Freigabe zur Rechnung wird, oder mehrere Systeme in einer Kette. Dann gehören Regeln, Prüfungen und ein Ersatzweg zum Auftrag. Mehr dazu unter Schnittstellen und Integration und im Ratgeber Abläufe automatisieren.

Bevor du eine App installierst, kläre diese Fragen:

• Wer entwickelt die App, und wer hilft dir bei einem Fehler?
• Was kostet sie zusätzlich zu deinem bexio-Abo?
• Welche Daten überträgt sie, und in welche Richtung?
• Siehst du, wenn eine Übertragung fehlschlägt?

Datenqualität: Kontakte, Artikel, MWST.

Eine Schnittstelle überträgt auch Fehler, und zwar zuverlässig. Bereinige deshalb bestehende Doppelungen vor dem ersten Abgleich. Adressen und MWST-Nummern prüfen wir vor der Übernahme auf Vollständigkeit und Format, die Regeln legt dein Betrieb fest.

Bevor Daten fliessen, lohnt sich ein Blick auf drei Bereiche:

• Kontakte: Lege fest, woran ein Kontakt eindeutig erkannt wird, etwa an der E-Mail-Adresse oder an einer Kundennummer. Die bexio-API bietet eine Kontaktsuche. Eine Integration sucht zuerst und legt erst dann an, sonst entstehen Doppelungen. Ähnliche Namen allein sind kein Beleg.
• Artikel: Halte die Artikelnummern im Shop und in bexio gleich. Einheiten, Varianten und Preise gehören in ein führendes System.
• MWST: Seit dem 1. Januar 2024 gelten laut ESTV 8.1 % als Normalsatz, 2.6 % als reduzierter Satz und 3.8 % als Sondersatz für Beherbergung. Jede Steuerklasse im Shop braucht eine eindeutige Entsprechung in bexio. Welcher Satz für welches Produkt gilt, entscheidet deine Buchhaltung oder dein Treuhandbüro.

Fehler erkennen und überwachen.

Eine Schnittstelle, die still ausfällt, ist heikler als gar keine. Alle verlassen sich darauf, dass die Daten angekommen sind, bis eine Kundin wegen einer fehlenden Rechnung anruft. Hilfreich ist eine regelmässige Gegenprobe: Stimmt die Zahl der Bestellungen im Shop mit der Zahl der Aufträge in bexio für denselben Tag überein? Bleibt eine erwartete Übertragung ganz aus, meldet ein Monitoring das der zuständigen Person.

Darüber hinaus gehören diese Punkte zu jeder Verbindung mit bexio:

• Jede Übertragung hinterlässt einen Eintrag mit Zeitpunkt, Datensatz und Ergebnis.
• Ein doppelt eintreffendes Ereignis erzeugt keinen zweiten Kontakt und keine zweite Rechnung.
• Schlägt eine Übertragung fehl, erhält eine zuständige Person einen Hinweis mit dem betroffenen Datensatz.
• Nach einem Ausfall holt der Ablauf nach, was liegen geblieben ist, und für den Notfall ist ein manueller Ersatzweg dokumentiert.

Was Ermeth bei bexio-Schnittstellen macht.

Wir verbinden Website, CRM, Shop und bexio über die Schnittstellen, die diese Systeme anbieten, und prüfen vor der Offerte, was möglich ist. Dazu passt der Einstieg «Website und automatisierte Bearbeitung» mit Richtpreis CHF 9’900. Er umfasst «Bis acht Kernseiten, eine Sprache», «Bis drei Standardsysteme und drei Workflows», «Fehlerbenachrichtigung und manueller Ersatzweg» sowie «Dokumentation und gemeinsame Funktionsprüfung». Jeden vereinbarten Ablauf prüfen wir mit einem normalen Fall, einem doppelt eintreffenden Ereignis sowie einem Ausfall und Wiederanlauf. Ob deine Verbindung in diesen Umfang passt, halten wir vor dem Start schriftlich fest. Verbindlich ist die Offerte.

Auch ein einzelner bestehender Ablauf kann ein sinnvoller Einstieg sein, etwa von der Bestellung zur Rechnung, siehe Aufträge und Rechnungen. Buchhaltungsagenten bieten wir nur als begrenztes Pilotprojekt ohne Richtpreis an. Sie bereiten Buchungsvorschläge vor und buchen nichts selbst. Lizenzen und Schnittstellengebühren der Anbieter weisen wir separat aus. Das Erstgespräch kostet nichts: Erzähl uns, wie deine Daten heute zwischen den Systemen wandern, oder sieh dir zuerst Angebot und Richtpreise an.